Erfahrungsbericht
Informationssystem IBIS sorgt
für Durchblick
Überzeugende Datenbanklösung von Zausch
Tor zur Welt
Das Internationale Büro (IB) öffnet im Auftrag des Bundesministeriums
für Bildung und Forschung (BMBF) Wissenschaftlern das Tor zur Welt:
Die ca. 40 Mitarbeiter des IB bringen
deutsche Wissenschaftler mit Kollegen aus ganz Europa, Asien, Australien,
Amerika und Afrika zusammen - zum Beispiel auf Treffen, bei denen
mögliche wissenschaftliche Kooperationen erörtert werden.
Internationale Projekte unterstützt das IB auch
ganz konkret - es übernimmt zum Beispiel die Reise- und Aufenthaltskostenkosten
von Wissenschaftlern und vergibt Stipendien an junge Forscher. Jahr für Jahr
unterstützt das IB rund 1.400
internationale Projekte - da sind gute Instrumente gefragt, um den Überblick
zu behalten.
Zum Anfang der Seite ↑
Informationen sofort auf dem Monitor
Die Zausch System Software GmbH entwickelte in enger Zusammenarbeit mit dem
IB eine Datenbank, die für
Überblick sorgt. Forschungsgebiete, Regionen und Ansprechpartner - das Internationale
Büro Informationssystem (IBIS) bringt alle wichtigen Informationen sofort auf
den Bildschirm des jeweiligen Mitarbeiters im IB.
Mit 20.000 Adressen, 16.000 Reisen und 6.200 Projekten ist IBIS mittlerweile
gefüttert - und noch lange nicht übersättigt. Die Oracle-
und Access-basierte Lösung ist jederzeit erweiterbar.
IBIS erleichtert die administrative Arbeit und steigert die Effizienz. Die
Mitarbeiter im IB haben immer
im Blick, an welchen Projekten in welcher Region derzeit geforscht wird. Und
auch die Ergebnisse bereits abgeschlossener Vorhaben können sie sich jederzeit
auf den Bildschirm rufen – und somit Erfolge kontrollieren.
Zum Anfang der Seite ↑
Schnittstellen erleichtern die Arbeit
IBIS ist mehr als nur eine Datenbank. Die Experten von Zausch haben die Lösung mit zahlreichen Schnittstellen versehen. So steht IBIS in Verbindung mit der Verwaltung des BMBF, Überweisungen an die Bundeskasse sind direkt möglich. Die Mitarbeiter können Reisen und Aufenthalte am Bildschirm abrechnen und auch gleich die nötigen Überweisungen anordnen. Bei Anschreiben an verschiedene Projektteilnehmer spart die Serienbrieffunktion Zeit und Geld.
Und das ist noch lange nicht alles - IBIS wächst mit den Anforderungen des IB. So ist zum Beispiel die Darstellung von Informationen auf verschiedenen Internetplattformen möglich.
Zum Anfang der Seite ↑
Die Zausch GmbH
Die Zausch GmbH ist Spezialist für Datenbanklösungen
und Internetdienste. Dabei verfügt das Unternehmen über
vielseitige Erfahrungen in der Entwicklung von Informationssystemen
für Fördereinrichtungen und Projektträger. Hier
sind intelligente Lösungen
nach Maß gefragt - das Spezialgebiet des Kölner Softwarehauses.
Die Experten von Zausch denken bei Beratung und Entwicklung wirklich an alles,
sagt Hans-Dieter Hufermann vom Internationalen Büro.
Das hat seinen Grund: Denn nur so kann Zausch praxisnahe Lösungen liefern - die auch an neue strategische Ziele jederzeit angepasst werden können.
Zum Anfang der Seite ↑
IBIS ist bei allen Arbeitsschritten dabei
Fünf Fragen an Hans-Dieter Hufermann, Ansprechpartner für Software-Weiterentwicklungen im Internationalen Büro des BMBF:
- Mitarbeiterin
- Was waren die wichtigsten Anforderungen an die neue Datenbank IBIS?
- Hufermann
- Die Datenbank sollte unsere Mitarbeiter bei allen Arbeitsschritten unterstützen – sowohl in der Administration als auch bei inhaltlichen Fragen einzelner Forschungsbereiche und Förderschwerpunkte.
- Mitarbeiterin
- Wurde das Ziel erreicht?
- Hufermann
- Auf jeden Fall. IBIS ist heute bei uns voll integriert. Es macht viele Arbeiten einfacher und liefert uns darüber hinaus noch ein hervorragendes Instrument zur Erfolgskontrolle.
- Mitarbeiterin
- Was bedeutet das konkret?
- Hufermann
- IBIS hilft in der Administration – weil es den Sachbearbeitern sofort die richtigen Adressen, Projektkennzeichen und Details zu allen Finanzfragen nennt. Und es hilft im wissenschaftlichen Bereich: Unsere Mitarbeiter dort haben dank IBIS sofort den Überblick, wer wo und wann in einem bestimmten Bereich forscht oder geforscht hat – und was dabei herausgekommen ist.
- Mitarbeiterin
- Wie hat die Zusammenarbeit mit Zausch funktioniert?
- Hufermann
- Wirklich gut. Die Experten von Zausch denken bei der Beratung und Entwicklung wirklich an alles. Und obwohl es sich bei IBIS um ein sehr komplexes System handelt, war immer genügend Transparenz gegeben, um die Entwicklung mitgestalten zu können.
- Mitarbeiterin
- Und wie sah es nach der Einführung aus?
- Hufermann
- Auch jetzt kommt es für uns neben der Programmierung auf Beratungskompetenz und Ideen bei der Weiterentwicklung von IBIS an. Hier liefert das Zausch-Team einfach mehr als eine gute technische Lösung. Das Team erweist sich nach wie vor als kompetenter Partner und versteht, was für uns wichtig ist.
Gespräch vom 6. Juni 2003
Zum Anfang der Seite ↑